IMPLEMENTACION DE SOFTWARE EN LA OFICNA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
hoy en día, Las empresas modernas, implementan diferentes
departamentos especializados para promover el bienestar de los colaboradores,
que en un tiempo breve beneficien también al usuario o cliente. Sin embargo, muchas
de estas dinámicas no se vinculan a las áreas donde se requieren sistemas de
gestión. Hablamos específicamente del área de trámite documentario. Se ha
comprobado que estos procesos son más lentos y engorrosos, tanto en el sector público
como privado, lentitud que genera “burocracia”.
El exagerado apego a los reglamentos, exceso de formalismo,
papeleo y sobre todo dificultad en la atención al cliente, impide fidelizar al
cliente. Según Max Weber, filósofo y economista alemán (1864-1920), la
burocracia afecta a las empresas al crear gran resistencia al cambio.
En la gran mayoría de instituciones públicas del Perú el trámite
documentario de realiza de forma manual, trayendo muchas consecuencias como: cobros adicionales para
cubrir los costos del abundante material de escritorio y empleado, como existe
una sola copia del expediente, que es trasportada físicamente, en cada etapa
del flujo. Y si un personal asignado a
un trámite desea revisar un expediente debe esperar a que esté disponible, lo
que puede tardar mucho tiempo. Todo ello es producto de la falta de control de
la forma de administrar los documentos y todos estos problemas tienen como
consecuencia que las instituciones adquieran una mala imagen frente a los usuarios
y a los propios empleados.
En
el Perú existen algunas instituciones estatales y privadas que cuentan con
Sistemas de Trámite Documentario basados en web (por ejemplo: El Ministerio de Salud,
El Ministerio de Educación, El Ministerio de Agricultura, entre otros), también
encontramos aplicaciones de escritorio como el proyecto SIGAA de la Universidad
Privada San Pedro, SISDOC Sistema de Trámite Documentario del SENASA (Servicio
Nacional de Sanidad Agraria). La mayoría fueron desarrollados por distintas empresas
de software, generalmente estos sistemas se dedican solo a manejar el
seguimiento de documentos dentro de la institución.
Este
sistema permite reducir muchos de los problemas anteriormente mencionados,
automatizando casi la totalidad de actividades involucradas en el trámite
documentario.
Este
Software fue creado para funcionar de
manera eficiente y precisa, esta última característica permite conseguir la
independencia geográfica en la administración de los trámites documentarios y
la eficiencia e importancia en la atención de los documentos y sobre todo
llevarlo de forma ordenada. Asimismo este proyecto tiene por finalidad sentar
bases sólidas para optimizar y modernizar la gestión documental, abarcando
campos como el ordenamiento y organización homogénea de los diferentes
archivos, la optimización de procesos de gestión documental.
Sarita Rojas Sanchez
Administración de Empresas - WA Ciclo II
No hay comentarios:
Publicar un comentario